Bij Tartelier, mijn quichewinkel en tearoom in Astene, draaiden drie systemen die niet echt met elkaar praatten. Eerst tikte ik de facturen met de hand over uit Lightspeed, daarna zette mijn boekhouder de btw in Yuki recht. Dus bouwde ik Complio, stap voor stap.
Tartelier is mijn quichewinkel en tearoom in Astene. Achter de toog draaien drie systemen: de kassa van Lightspeed, de facturatie in Lucy, en de boekhouding in Yuki. Op papier een mooie keten. In de praktijk praatten ze niet echt met elkaar.
Eerst: de facturen met de hand
De eerste ergernis waren de facturen. Mijn winkelmanager gaf me de kassatickets van Lightspeed, en ik zat die één voor één over te tikken tot facturen in Lucy. Telkens opnieuw, voor elke verkoop.
Dus bouwde ik Complio, eerst voor net dat stuk. De verkoop uit Lightspeed loopt nu vanzelf door tot facturen in Lucy. Het idee was simpel: niet blind automatiseren, maar het werk klaarzetten als een concept dat ik doorklik. Ik zie wat er gebeurt, ik blijf de baas, en het saaie voorwerk is al gedaan.
Daarna: de btw
Met de facturatie geregeld wees mijn boekhouder me op het volgende lek. In Yuki kwam de btw dubbel geboekt binnen, en hij zat dat elke maand met de hand recht te zetten. Dat kost geld, en het is precies het soort werk dat niemand graag doet.
Dus trok ik Complio door tot in de boekhouding. De btw klopt nu van bij de start, geen dubbele boekingen meer, niks meer recht te zetten. En eens die keten er stond, kon er meer op: klanten en producten lopen nu mee tussen al mijn tools, mijn WooCommerce-webshop incluis. Eén waarheid, geen dubbele invoer.
Wat het opleverde
De btw klopt nu van bij de start, dus mijn boekhouder moet er niks meer aan rechtzetten. Dat scheelt meteen in wat ik hem betaal. De tijd die er vroeger in kroop, gaat nu naar mijn klanten in plaats van naar overtikwerk. En mijn winkelmanager is een taak kwijt die niemand miste.
Update: Complio aan de toog
Sinds dit voorjaar draait Complio ook als app op de telefoon en de tablet. De winkelmanager hoeft niet meer naar de laptop in het bureautje. Een ticket scannen aan de toog, klant aanvinken, en de factuur is weg. Te installeren als app op iOS en Android, of gewoon te openen in de browser.
Op het hoofdscherm staat een telling van deze maand, welke facturen nog niet betaald zijn, en een grote scan-knop. Daaronder de tickets die nog niet doorgezet zijn. Tik op een ticket, kies de klant, en de rest loopt door dezelfde keten die er al stond.
De keten erachter is dezelfde gebleven. Wat erbij komt, is dat de bevestiging nu in je hand zit, in plaats van achter een scherm in het bureautje.
En voor jou?
Ik bouwde Complio eerst voor mezelf, gewoon omdat het me stoorde. Maar dat patroon zie ik overal: een kassa, een webshop of een ander systeem dat niet praat met de boekhouding, en iemand die het elke maand met de hand moet rechtzetten.
Herken je dat? Laat me eens kijken. De eerste blik is gratis en vrijblijvend.
