Lightspeed koppelen aan je boekhouding
Lightspeed koppelen aan je boekhouding (Yuki, Octopus, Exact Online)? Ik zet een a la carte koppeling bovenop je kassa. Btw klopt van bij de start. Eerste blik gratis.
Lightspeed koppelen aan je boekhouding betekent dat je verkoop uit de kassa vanzelf doorloopt tot facturen en boekingen, in plaats van dat iemand het met de hand overtikt. Ik zet daarvoor een a la carte koppeling bovenop je bestaande Lightspeed. Je houdt je kassa, je houdt je boekhouder, en je houdt je boekhoudpakket (Yuki, Octopus of Exact Online). Het stukje dat ontbreekt, de brug tussen kassa en boekhouding, dat bouw ik erbovenop. De btw klopt dan van bij de start, geen dubbele boekingen, niks meer recht te zetten.
Waarom praat Lightspeed niet vanzelf met mijn boekhouding?
Lightspeed is een kassa, geen boekhoudpakket. Op papier een mooie keten: verkoop in Lightspeed, facturen ernaast, en dan de boekhouding. In de praktijk praten die niet echt met elkaar. Iemand tikt de tickets over tot facturen, en aan het einde van de maand zet de boekhouder de btw recht omdat ze dubbel binnenkomt. Dat is geen storing, dat is gewoon de ruimte tussen twee systemen die niemand heeft dichtgemaakt. Net die ruimte vul ik op.
Hoe ziet zo’n koppeling van Lightspeed naar je boekhouding eruit?
Ik weet hoe dit eruitziet, want ik draaide het eerst bij mezelf. Bij Tartelier, mijn quichewinkel en tearoom in Astene, liep de keten van Lightspeed naar Lucy (facturatie) naar Yuki (boekhouding). Mijn winkelmanager gaf me de kassatickets, en ik zat die een voor een over te tikken tot facturen. In Yuki kwam de btw dubbel geboekt binnen, en mijn boekhouder zette dat elke maand met de hand recht.
Dus bouwde ik de koppeling, stap voor stap. De verkoop uit Lightspeed loopt nu vanzelf door tot facturen. Het idee was simpel: niet blind automatiseren, maar het werk klaarzetten als een concept dat je doorklikt. Je ziet wat er gebeurt, je blijft de baas, en het saaie voorwerk is al gedaan. Eens die keten er stond, kon er meer op: klanten en producten lopen nu mee tussen de tools, een WooCommerce-webshop incluis. Alles op een plek, geen dubbele invoer.
Welke boekhoudpakketten kan ik koppelen?
De Belgische pakketten waar ik op aansluit zijn Yuki, Octopus en Exact Online. Waar een directe koppeling het schoonste resultaat geeft, doe ik dat direct. Waar dat niet de beste weg is, loopt het via een tussenlaag zoals Chift of CodaBox. Wat het beste past hangt af van je pakket, je btw-regime en hoe je verkoop binnenkomt. Dat bekijk ik eerst, voor er iets gebouwd wordt.
Vervang je dan mijn Lightspeed of mijn boekhoudpakket?
Nee. Lightspeed blijft je kassa, je boekhoudpakket blijft je boekhoudpakket. Ik ben geen softwareleverancier die je een nieuw systeem wil verkopen. Ik zet een a la carte stukje bovenop wat je al draait. SaaS is de basis, ook in winkels en horeca. Geen reden om die te vervangen. Wel vaak reden om er een koppeling bovenop te zetten die de SaaS-leverancier zelf nooit gaat bouwen, omdat jouw geval te specifiek is.
Wat levert het op?
Minder boekhouderskosten, omdat de btw niet meer rechtgezet hoeft te worden. Tijd terug, omdat niemand nog tickets zit over te tikken. En een taak minder voor wie achter de toog staat, een taak die niemand mist. Ik beloof je geen percentage dat ik niet kan hardmaken. Wat ik wel zie: het saaie maandelijkse rechtzetwerk verdwijnt, en de cijfers kloppen van bij de start.
Kan ik aan de toog factureren in plaats van achter een scherm?
Ja. Bij Tartelier draait de koppeling intussen ook als app op telefoon en tablet. Een ticket scannen aan de toog, klant aanvinken, en de factuur is verstuurd. Te installeren als app op iOS en Android, of gewoon te openen in de browser. Op het hoofdscherm staat de telling van deze maand, welke facturen nog niet betaald zijn, en de tickets die nog niet doorgezet zijn. De keten erachter blijft dezelfde: Lightspeed naar je boekhouding.
Veelgestelde vragen
Kan ik Lightspeed koppelen aan Yuki?
Ja. Een Lightspeed Yuki koppeling laat je verkoop uit de kassa doorlopen tot in Yuki, zonder dat iemand de btw nog met de hand moet rechtzetten. Ik zet die koppeling a la carte bovenop je bestaande Lightspeed en Yuki. Je verandert niks aan je kassa of aan je boekhoudpakket, ik vul alleen het gat ertussen.
Werkt dit ook met Octopus of Exact Online?
Ja. Naast Yuki sluit ik ook aan op Octopus en Exact Online. Waar een directe koppeling het schoonste werkt doe ik dat direct, en waar dat niet de beste weg is loopt het via Chift of CodaBox. Wat het beste past, bekijk ik eerst aan de hand van je pakket en je btw-regime.
Kan ik mijn kassa naar boekhouding automatiseren zonder mijn systemen te vervangen?
Ja, en dat is net de bedoeling. Je houdt Lightspeed en je houdt je boekhoudpakket. Ik bouw enkel de brug ertussen, zodat de verkoop vanzelf doorstroomt en de btw van bij de start klopt. Geen migratie, geen nieuw systeem om aan te leren.
Worden mijn facturen dan automatisch aangemaakt?
Ja. De verkoop uit Lightspeed wordt klaargezet als facturen die je doorklikt, of die volledig automatisch lopen als je dat liever hebt. Het principe is niet blind automatiseren: je ziet wat er gebeurt en blijft de baas. Het saaie overtikwerk is gewoon weg.
Hoe wordt de btw correct geboekt voor een horecazaak?
De btw klopt van bij de start omdat de koppeling de verkoop meteen in de juiste boekingen zet, in plaats van dubbel binnen te laten komen. Zo hoeft je boekhouder er op het einde van de maand niks meer aan recht te zetten. Zo zit er geen maandelijks rechtzetwerk meer in de factuur van je boekhouder.
Wat kost een Lightspeed koppeling met de boekhouding?
Ik werk vanaf 100 euro per uur (excl. btw). Wat een koppeling in totaal kost hangt af van je pakket en hoe je verkoop binnenkomt. De eerste blik, waarin ik bekijk wat er bij jou speelt, is gratis en vrijblijvend.
Werkt dit ook met een webshop erbij?
Ja. Eens de keten tussen kassa en boekhouding staat, kan er meer op: een WooCommerce-webshop, klanten en producten die meelopen tussen je tools. Alles op een plek, geen dubbele invoer. Bij Tartelier draait de webshop intussen mee in dezelfde keten.
Herken je dat patroon, een kassa die niet praat met de boekhouding en iemand die het elke maand rechtzet? Laat me eens kijken. De eerste blik is gratis en vrijblijvend.