Delcor verzorgt koffie en eventcatering rond Gent. Offertes ontstonden in een rekenblad, meestal als kopie van een vorige, en daarna ging alles met de hand de agenda in. Nu is er één dossier per event dat de voorstellen bijhoudt, de offerte als pdf in huisstijl maakt, ze mailt en de agenda zelf vult.
Delcor verzorgt koffie en eventcatering vanuit Evergem, bij Gent. Broodjeslunches, recepties, koffiepauzes, voor bedrijven, ziekenhuizen en scholen in de regio. Vaak meerdere leveringen per dag, elk met een eigen uur, een eigen locatie en eigen aantallen.
Het vertrekpunt
Elk event begint als een mail. Daarna werd de offerte gemaakt in een rekenblad, meestal gestart van een kopie van een vorige. Voor hetzelfde event liggen er vaak meerdere voorstellen op tafel, want de klant moet nog kiezen. En eens bevestigd ging alles met de hand de agenda in. Per levermoment een agendapunt met de timing, de besteller, de locatie, de aantallen en de allergieën. Die agenda is er het echte werkinstrument, daar kijkt iedereen naar.
Niks mis met die manier van werken, ze bestaat omdat ze werkt. Alleen zat er tussen elke stap overtikwerk, en overtikken is waar fouten wonen.
Wat we bouwden
Eén dossier per event. Daarin staan de voorstellen naast elkaar, met lijnen uit hun eigen catalogus van tachtig producten. Het btw-overzicht rekent live mee, want op één event lopen 6, 12 en 21 procent vrolijk door elkaar. De offerte rolt er met één klik uit als pdf in hun huisstijl, en mailen kan rechtstreeks uit het dossier, met de offerte in bijlage. En ja, er is een knop om een vorig event te dupliceren. Van een kopie vertrekken is nu eenmaal hoe dit vak werkt, dus verdient het een knop in plaats van een rekenblad.
De agenda vult zichzelf
Bevestigt de klant, dan zet het portaal per levermoment het agendapunt klaar in de agenda waar het team al in leeft. Timing, besteller, locatie, aantallen, allergieën, alles staat erin, en het beweegt mee als het event verandert. Liggen er nog meerdere voorstellen open, dan zegt het agendapunt dat er ook eerlijk bij, zodat niemand voor het verkeerde menu klaarstaat. Zelfs de opmaak van die agendapunten stelt Delcor zelf in, met een voorbeeld dat live meetoont wat het wordt.
Zelf aan het stuur
Het team beheert het portaal zelf. Gebruikers uitnodigen, rollen toekennen, de koppelingen invullen, het kan allemaal in de instellingen, zonder developer. Er zit een doorzoekbare helppagina in en een afdrukbare handleiding in twee talen. En elk event draagt zijn status, van optie tot gefactureerd, dus één blik op het overzicht zegt wat er nog moet gebeuren.
En voor jou?
Dit patroon zien we overal, ver buiten de catering. Een rekenblad dat offertes maakt, een agenda die iemand elke dag met de hand vult, en overtikwerk dat iedereen normaal is gaan vinden. Herken je dat? Laat ons eens kijken. De eerste blik is gratis en vrijblijvend.
