Horeca: kassa en webshop naar de boekhouding automatiseren
Kassa en webshop die niet praten met de boekhouding? Ik koppel ze op je bestaande SaaS, zodat de btw van bij de start klopt. Eerste blik gratis.
Draait je horecazaak op een kassa, een webshop en een boekhouding die elk op hun eigen eiland leven? Dan tikt iemand elke maand facturen over en zet je boekhouder de btw met de hand recht. Dat is automatiseerbaar. Ik koppel je kassa en je webshop aan je boekhouding op je bestaande SaaS, zodat de verkoop vanzelf doorloopt en de btw van bij de start klopt. Ik vervang je systemen niet. Ik zet er het stukje bovenop dat ze laat praten. Voor zaakvoerders in de horeca die beter werk te doen hebben dan overtikken.
Hoe automatiseer ik mijn horeca-boekhouding?
Je begint bij het lek, niet bij een nieuw pakket. Meestal zit het op twee plekken: facturen die iemand overtikt uit de kassatickets, en btw die elke maand met de hand rechtgezet wordt in de boekhouding. Ik bouw de koppeling die de verkoop uit je kassa en je webshop doorzet tot facturen en boekingen, en die de btw correct meegeeft. Je houdt je kassa, je houdt je boekhouding. Wat erbij komt, is de schakel ertussen, à la carte op wat je al hebt.
Mijn kassa, mijn webshop en mijn boekhouding praten niet met elkaar
Dat patroon zie ik overal in de horeca en de retail. Op papier een mooie keten: de kassa, de webshop, de facturatie, de boekhouding. In de praktijk praten ze niet echt met elkaar. Iemand exporteert, iemand tikt over, iemand punt af. Datzelfde taakje slokt elke week weer te veel tijd op, en de fout sluipt erin precies waar je het niet ziet. De oplossing is geen migratie. Het is een koppeling die het werk klaarzet en jou de baas laat blijven.
Het voorbeeld dat ik zelf draaide: Tartelier
Tartelier is mijn eigen quichewinkel en tearoom in Astene, Deinze. Achter de toog draaiden drie systemen: de kassa van Lightspeed, de facturatie in Lucy, de boekhouding in Yuki. Eerst tikte ik de facturen met de hand over uit de kassatickets, daarna zette mijn boekhouder de btw in Yuki elke maand recht, want ze kwam dubbel geboekt binnen. Dus bouwde ik de keten zo dat de verkoop vanzelf doorloopt en de btw klopt nu van bij de start, geen dubbele boekingen meer, niks meer recht te zetten. Datzelfde patroon koppel ik nu voor andere zaken, op hun eigen systemen.
Bancontact en cash afpunten tegen de boekhouding
Dit is het andere patroon dat ik vaak tegenkom. De uitbetaling van je betaalprovider, Bancontact of Mollie, landt als één bedrag op je rekening. Je kassa toont het detail per ticket. Iemand zit die twee met de hand tegen elkaar af te punten, en de transactiekosten erbij. Dat is automatiseerbaar: de uitbetaling matchen met de tickets, en het verschil, de fees, automatisch boeken. En het cashverschil dat overblijft, zie je in een oogopslag in plaats van het uit te rekenen. Geen Excel meer waar maar één iemand mee overweg kan. De afpunting loopt door en wat overblijft, controleer je in plaats van het te doen.
Mijn webshop koppelen aan de boekhouding
Een WooCommerce-webshop of een andere webshop naast je kassa betekent een tweede stroom verkopen die ergens moet binnenkomen. Zonder koppeling tik je die orders over of importeer je een bestand dat de btw niet juist meekrijgt. Ik koppel je webshop aan dezelfde keten als je kassa, zodat orders, klanten en producten doorlopen tot in je boekhouding. Eén waarheid, geen dubbele invoer, dezelfde btw-logica voor je toonbank en je website.
Met welke systemen werk ik?
Ik werk bovenop wat je al draait. Aan de kassakant Lightspeed en andere POS-systemen. Aan de webshopkant WooCommerce en andere webshops. Aan de boekhoudkant Yuki, Octopus, Exact Online. En de tussenlagen waar het zin heeft: Chift en CodaBox voor de boekhoudkoppeling, Bancontact en Mollie voor de betalingen. Het principe blijft hetzelfde: je SaaS blijft je basis, ik voeg er bovenop wat ontbreekt. Geen reden om je kassa of je boekhouding te vervangen. Wel vaak reden om er een à la carte stukje bovenop te zetten.
Blijf ik de controle houden over de boekingen?
Ja. Mijn manier is niet blind automatiseren, maar het werk klaarzetten als een concept dat je doorklikt. Bij elke stap zie je wat er gebeurt, je bevestigt, en het saaie voorwerk is al gedaan. Je blijft de baas over je facturen en je boekhouding. Voor een boekhouder is dat het verschil tussen iets dat hij blind moet vertrouwen en iets dat hij in een paar minuten nakijkt in plaats van uren.
Wat levert het op?
Concreet: minder werk dat iemand met de hand moet doen, en minder uren die je boekhouder kwijt is aan rechtzetten. De btw klopt van bij de start, dus er valt maandelijks niks meer te corrigeren. De tijd die vroeger in overtikken en afpunten kroop, gaat terug naar je klanten. Ik geef je geen verzonnen percentage. Wat ik wel beloof, is dat dat ene taakje dat elke week tijd lekt, eruit gaat.
Veelgestelde vragen
Hoe automatiseer ik de boekhouding van mijn horecazaak in België?
Je begint bij het lek, niet bij een nieuw pakket. Meestal is dat het overtikken van facturen uit de kassatickets en het maandelijks rechtzetten van de btw. Ik bouw de koppeling tussen je kassa, je webshop en je boekhouding op je bestaande SaaS, zodat de verkoop vanzelf doorloopt en de btw van bij de start klopt. Je houdt je systemen, ik zet er de schakel tussen.
Kan ik mijn kassa en webshop aan mijn boekhouding koppelen zonder alles te vervangen?
Ja, dat is net het uitgangspunt. Ik ben geen SaaS-leverancier en vervang je kassa of boekhouding niet. Ik bouw à la carte de koppeling bovenop wat je al draait, of dat nu Lightspeed, WooCommerce, Yuki, Octopus of Exact Online is. Je SaaS blijft je basis, ik voeg er bovenop wat ontbreekt.
Hoe punt ik Bancontact-betalingen automatisch af tegen mijn boekhouding?
De uitbetaling van Bancontact of Mollie landt als één bedrag, terwijl je kassa het detail per ticket toont. Dat afpunten is automatiseerbaar: de uitbetaling matchen met de tickets en het verschil, de transactiekosten, automatisch boeken. Zo loopt de afpunting door en controleer je het resultaat in plaats van het met de hand te doen.
Waarom boekt mijn boekhouder de btw elke maand dubbel of zet hij ze recht?
Meestal omdat de verkoop uit de kassa of de webshop op twee manieren binnenkomt en de btw niet correct wordt meegegeven aan de boekhouding. Dan moet iemand dat maandelijks corrigeren. Met een koppeling die de btw juist meegeeft, klopt ze van bij de start en valt er niks meer recht te zetten, zoals ik het voor mijn eigen zaak Tartelier heb opgelost.
Werk je met Lightspeed, Yuki, Octopus, Exact Online, WooCommerce?
Ja. Ik werk bovenop die systemen, niet ertegen. Aan de kassakant Lightspeed en andere POS, aan de webshopkant WooCommerce en andere webshops, aan de boekhoudkant Yuki, Octopus en Exact Online, met Chift, CodaBox, Bancontact en Mollie als tussenlagen waar het zin heeft.
Wat kost het om mijn horeca-administratie te laten automatiseren?
Ik werk vanaf 100 euro per uur, transparant en excl. btw. Maar de eerste blik is gratis en vrijblijvend: ik kom kijken waar je tijd lekt en zeg je eerlijk of het de moeite is. Soms is een kleine koppeling genoeg, soms ligt het lek ergens anders dan je denkt.
Houd ik zelf de controle over mijn facturen en boekingen?
Ja. Ik automatiseer niet blind, maar zet het werk klaar als een concept dat je doorklikt. Je ziet bij elke stap wat er gebeurt, je bevestigt, en het saaie voorwerk is al gedaan. Je blijft de baas, en je boekhouder kan alles nakijken in een paar minuten in plaats van uren.
Herken je dat? Een kassa, een webshop en een boekhouding die niet praten, en iemand die het elke maand rechtzet. Laat me eens kijken. De eerste blik is gratis en vrijblijvend. Plan een eerste blik.